دور الرقابة الداخلية في حماية أصول وأموال المنظمة

دور الرقابة الداخلية في حماية أصول وأموال المنظمة دراسة تطبيقية في جامعة بابل


نعمة كاظم حسين أحمد محسن حسن
قسم الرقابة والتدقيق الداخلي قسم الرقابة والتدقيق الداخلي

الخلاصة :
تزايدت الحاجة إلى الرقابة الداخلية نتيجة للتطور الكبير في المجال الاقتصادي وتوسع أنشطة الدوائر والمؤسسات لذلك كان لا بد من توافر نظام رقابي فعال لمراجعة واكتشاف الأخطاء أو عمليات التلاعب ، والرقابة الداخلية هي مجموعة من الإجراءات التي تتم داخل المنشأة أو الدوائر للتحقق من تطبيق السياسات الإدارية والمالية ، وتطورت لتصبح أداة بيد الإدارة لفحص وتقيم مدى فاعلية الأساليب الرقابية ومد الإدارة العليا بالمعلومات الضرورية لاتخاذ القرارات المالية والإدارية المتعلقة بنشاط الدائرة وتقوم الرقابة الداخلية بمجموعة من الإجراءات اللازمة لفحص وتقيم المعلومات وإعداد التقارير للنتائج التي تتوصل إليها وأن أعمال الرقابة يجب أن تنبثق من تخطيط سليم لعملية الرقابة بشكل عام للوصول إلى الأهداف المرجوة من الرقابة ويجب أن يكون هناك تكامل بين عملية الرقابة الداخلية والرقابة الخارجية ولا بد من تطوير الأنظمة الرقابية والمراقبة على أداء الأنشطة الرقابية الداخلية من قبل الإدارة العليا ، وأن هذه الرقابة تزود بتأكيد معقول وليس مطلق بأن أهداف المنشأة ستتحقق .
المقدمة
أدى التطور العلمي والنمو المتزايد في مجالات النشاط الاقتصادي إلى كبر حجم المشروعات وتشعب أعمالها ووظائفها وصعوبة إداراتها وتعدد مشاكلها ، وزيادة المسؤوليات الملقاة على عاتقها في تحقيق أهدافها. ولتأخر نتائج التدقيق الخارجي، كانت الرقابة الداخلية أمراً حتمياً تقتضيه الإدارة العلمية الحديثة للمحافظة على الموارد المتاحة، حيث أن قوة أو ضعف نظام الرقابة الداخلية يتوقف عليه توسيع نطاق التدقيق أو عدم توسيع هذا النطاق. كما يتوقف على هذا النظام أيضاً نوع التدقيق المناسب لحالة المنشأة. وكلما كبر حجم المشروع ازدادت الحاجة إلى توافر نظام رقابة داخلية فعال والذي يجب أن يمارس على كل أوجه نشاطات المشروع إذ أن وجوده أصبح أمراً ضرورياً وحتمياً لكل عملية من عمليات المشروع كالعمليات النقدية مثلاً والتي تحتاج لمراجعة بغرض اكتشاف أية اختلاسات أو تلاعب بها.
1- الهدف : يهدف البحث إلى إيضاح دور الرقابة الداخلية في حماية أصول وأموال المنشأة من خلال متابعة عمليات الصرف بها وضمان إتباع الأساليب والأسس الصحيحة لهذا العمليات.
2- خطة البحث : نتناول في البحث :
أ- الإطار النظري : وفيه يتم التطرق إلى إيضاح مفهوم الرقابة الداخلية ،التطور التاريخي لها،أهدافها،خواص ومزايا وإجراءات الرقابة الداخلية ،مدى استقلالية المدقق الداخلي (موقع الرقابة الداخلية في الهيكل التنظيمي) ومراقبة محدودية الرقابة الداخلية.
ب- الجانب العملي : ويتضمن دراسة واقع الرقابة الداخلية في جامعة بابل ودورها بالاعتماد على إعمال هذا القسم وإجراءات العمل المتبعة .



أولا :- مفهوم الرقابة الداخلية
الرقابة المالية بشكل عام يمكن تعريفها (هي عملية مستمرة ومهمتها التحقق من أن ما يتحقق أو ما تحقق فعلا مطابق للمقاييس والغايات التي سبق وأن تقررت)(1) أي أنها مقارنة ما تم إنجازه بما هو محدد سلفا، سواء أكان هذا التحديد في صورة إستراتيجية أم برامج أم خطط، أم أية صيغة يمكن على أساسها إقامة هذا التحديد. وتنبع أهمية أنواع الرقابة المختلفة من أنها تتعرف على الفروق بين المنجز والمخطط، ومن ثم تحديد الأسباب التي أدت إلى هذه الفروق ومحاولة تلافيها مستقبلا.
هناك مفاهيم أساسية تشكل أساس دراسة الرقابة الداخلية وهي :
1-مسؤولية الإدارة : يجب على الإدارة أن تصمم وتحافظ على الرقابة داخل المنشأة.
2-التأكيد المناسب : يجب أن تصمم الإدارة الرقابة الداخلية التي توفر تأكيدا مناسبا ،وليس مطلقا ويتم تصميم الرقابة الداخلية بواسطة الإدارة بعد أن يتم أخذ كل من التكاليف والمنافع في الاعتبار.
3-القيود الطبيعية : لا يمكن أن ينظر إلى الرقابة الداخلية على أنها فعاله بشكل تام، بغض النظر على العناية المتبعة في تصميمها وتنفيذها وحتى إذا استطاع المصممون وضع نظام مثالي، ستتوقف فعالية النظام على كفاية الإفراد الذين ينفذونه وإمكانية الاعتماد عليهم.(2)
وتعرف الرقابة الداخلية "هي التي يقوم بها موظف بالمنشأة بخلاف تلك التي يقوم بها المراقب الخارجي"(3).
وتعرف أيضاً على أنها " تحقيق العمليات والقيود بشكل مستمر في بعض الأحيان ويقوم بها فئة من الموظفين لحماية الأصول وخدمة الإدارة العليا ومساعدتها في التوصل إلى الكفاية الإنتاجية القصوى والعمل على قياس مدى صلاحية النظام المحاسبي وطرف المراقبات الأخرى " (3) .
كما يعرفها البعض بأنها " مجموعة من الإجراءات التي تنشأ داخل الشركة لغرض التحقق من تطبيق السياسات الإدارية والمالية " (4) .
وتعرف أيضاً بأنها " وظيفة تقييميه مستقلة تنشأ داخل التنظيم المعين بغرض فحص وتقييم الأنشطة التي يقوم بها هذا التنظيم" (5) .
وقد قام البعض بتعريف الرقابة الداخلية على أنها " مجموعة من أوجه النشاط المستقلة داخل المشروع تنشئها الإدارة للقيام بخدمتها في تحقيق العمليات والقيود بشكل مستمر لضمان دقة البيانات المحاسبية والإحصائية وفى التأكد من كفاية الاحتياطيات المتخذة لحماية أصول وأموال المنشأة وفى التحقق من إتباع موظفي المنشأة للسياسات والخطط والإجراءات الإدارية المرسومة لهم ، وأخيراً في قياس صلاحية تلك الخطط والسياسات وجميع وسائل المراقبة الأخرى في أداء أغراضها واقتراح التحسينات اللازم إدخالها عليها وذلك حتى يصل المشروع إلى درجة الكفاية الإنتاجية القصوى "(6) .
وقد عرف مجمع المحاسبين الأمريكيين الرقابة في عام 1947م على أنها " أداة تعمل عن طريق مراجعة العمليات المحاسبية والمالية والعمليات التشغيلية الأخرى " (5).
أما في عام 1957م قام مجمع المحاسبين بتعريف الرقابة على أنها " أداة للحكم والتقييم تعمل من داخل المشروع تخدم الإدارة في مجال الرقابة عن طريق فحص واختبار مدى كفاية الأساليب المحاسبية والمالية والتشغيلية الأخرى في هذا المجال " (5) .
ومن أكثر التعاريف المقبولة والمتعارف عليها هو آخر تعريف قدمه مجمع المراجعين والمحاسبين الداخليين بالولايات المتحدة الأمريكية وهى "نشاط تقييمي مستقل خلال تنظيم معين يهدف إلى مراجعة العمليات المحاسبية والمالية وغيرها وذلك كأساس لخدمة الإدارة "(7) .
ثانيا :- التطور التاريخي
ظهرت الرقابة الداخلية منذ حوالي ثلاثين عاماً ، وبالتالي فهي تعتبر حديثة بالمقارنة بالرقابة الخارجية ، وقد لاقت الرقابة الداخلية قبولاً كبيراً في الدول المتقدمة ، واقتصرت الرقابة الداخلية في بادئ الأمر على المراجعة المحاسبية للتأكد من صحة تسجيل العمليات المالية واكتشاف الأخطاء إن وجدت، ولكن مع تطور المشروعات أصبح من الضروري تطوير الرقابة الداخلية وتوسيع نطاقها بحيث تستخدم كأداة لفحص وتقييم مدى فاعلية الأساليب الرقابية ومد الإدارة العليا بالمعلومات، وبهذا تصبح الرقابة الداخلية أداة تبادل معلومات واتصال بين المستويات الإدارية المختلفة والإدارة العليا ، وانعكس التطور السابق على شكل برنامج الرقابة ، فقد كان البرنامج في السنوات الأولى لظهور الرقابة يرتكز على مراجعة العمليات المحاسبية والمالية ولكن بعد توسيع نطاق الرقابة أصبح برنامج الرقابة يتضمن تقييم نواحي النشاط الأخرى .
ومن العوامل التي ساعدت على تطور الرقابة الداخلية :-
1) الحاجة إلى وسائل لاكتشاف الأخطاء والغش .
2) ظهور المنشآت ذات الفروع المنتشرة جغرافياً .
3) الحاجة إلى كشوف دورية دقيقة حسابياً وموضوعياً .
4) ظهور البنوك وشركات التأمين أدى إلى ظهور الحاجة الرقابة الداخلية لكي تقوم بمراجعة العمليات أول بأول .
ويجب أن يتمتع المدقق الداخلي بالاستقلال النسبي في مباشرة مهامه ،وأدى الاعتراف بالرقابة الداخلية كمهنة إلى إنشاء معهد المدققين الداخلين في الولايات المتحدة عام 1941م ، وقام هذا المعهد بوضع المعايير اللازم للالتزام بها عند ممارسة مهنة التدقيق.
ثالثاً:- أهداف الرقابة الداخلية
تهدف الرقابة بالدرجة الأولى إلى خدمة الإدارة في تحقيق أغراضها ، فعن طريق الرقابة الداخلية تتم مراجعة جميع العمليات المالية في المشروع وذلك لغرض مساعدة الإدارة العليا فئ التوصل إلى أقصى كفاية إنتاجية ممكنة ولتحقيق ذلك يتم التأكد مما يلي :-
1) التحقق من تنفيذ الخطط الموضوعة والسياسات الإدارية من قبل الإدارة العليا للمشروع وتقييمها وإبداء الرأي حيالها وتحليل الانحرافات عن هذه الخطط وتقديم الاقتراحات لتجنب الانحرافات مستقبلاً وسد الثغرات التي تؤدى إلى ضياع أموال المشروع ، وهنا يقوم المسئولون عن الرقابة الداخلية بكتابة تقارير دورية عن تقييمهم للخطط المنفذة .
2) التأكد من أن المعلومات المعروضة على الإدارة دقيقة وكافية وأنها من واقع مستندات صحيحة وسليمة وهذا يتطلب فحص جميع عمليات المشروع التي يتخللها قبض للنقود والعمليات التي يتخللها صرف للنقود ، وقيام الرقابة الداخلية بهذه المهام يؤدى في النهاية منع الغش والتزوير والتلاعب واكتشاف الأخطاء وهذا يؤدى إلى تعزيز الثقة في الدفاتر والسجلات ، وكذلك في البيانات والمعلومات .
3)التحقق من وجود حماية كافية لأصول المشروع ضد الفقد والسرقة .
4) الحكم على إمكانية الاعتماد على البيانات المحاسبية والإحصائية واتخاذها كأساس للقرارات الإدارية الناجحة .
5) تقييم عمل الأفراد ومدى قدرتهم على تحمل المسئولية .
6) تقييم كفاءة استخدام الموارد والأصول من الناحية الاقتصادية .
7) التحقق من أن المصروفات لاتنفق إلا في الأغراض الهامة والتأكد من تحصيل الإيرادات .
رابعا :- خواص ومزايا وإجراءات الرقابة الداخلية ومجال عملها
1 ) الخواص الرئيسية لإدارة الرقابة الداخلية :
لكي تعمل إدارة الرقابة الداخلية بنجاح ينبغي أن تتمتع بالخواص الآتية :-
أ- تعمل إدارة الرقابة الداخلية في استقلال تام عن باقي الإدارات وهذا الاستقلال الوظيفي هو أحد أركان قوتها .
ب- تعمل إدارة الرقابة الداخلية بناء على سلطات صريحة ، وينحصر عمل إدارة الرقابة في عملية المراجعة الداخلية فقط .
ج- تعتبر الرقابة الداخلية جزء من المراقبة الداخلية أي أنها تعمل بجوار الضبط الداخلي ولذلك يجب عدم الخلط بينهما، فالرقابة الداخلية تتم بعد إتمام العمليات أما الضبط فيتم بطريقة تلقائية أي مع العملية .
د- إدارة الرقابة الداخلية تقوم على التأكد من تنفيذ السياسات الإدارية وليس مهمتها وضع هذه السياسات .
هـ- لا تتدخل إدارة الرقابة الداخلية في شئون الموظفين وينبغي أن يكون هناك علاقة تعاونية بين إدارة الرقابة والموظفين ، ويجب على المدقق أن يساعدهم على أداء مهمتهم ويتعرف على الصعوبات التي تواجههم،كما يجب على المدقق ألا يتدخل في توقيع الجزاءات على الموظفين .
و- يجب أن يكون موظفي إدارة الرقابة الداخلية على درجة من التأهيل المهني ومدربين في أعمال المحاسبة والمراجعة والإدارة .
2) البيئة الرقابية :
تحدد البيئة الرقابية اتجاهات المنشأة ، وتؤثر على مدى وعي الأفراد الذين ينتمون إليها بالأنشطة الرقابية. وهي الأساس لجميع مكونات الرقابة الداخلية الأخرى. وتشمل العوامل البيئية الرقابية ما يلي :
أ - الأمانة والقيم الأخلاقية.
ب- الالتزام بالكفاءة.
ج- اشتراك الإدارة ولجنة المراجعة في المسئولية.
د - فلسفة الإدارة وطريقة قيامها بعملها.
هـ الهيكل التنظيمي.
و - تفويض السلطة وتحديد المسئولية.
ز - السياسات والممارسات الخاصة بالموارد البشرية.
3 ) مزايا الرقابة الداخلية :
أ- إن المدقق الداخلي متواجد دائماً في المشروع ومن ثم يستطيع التعرف على كل نواحي نشاطاته وإجراءاته.
ب- إن الرقابة الداخلية مستمرة على مدار العام لأنها تقوم بمراجعة شاملة لكافة العمليات .
ج- تعمل على قياس وتقييم فاعلية السيطرة الداخلية .
د- يقوم المدقق بالتركيز على النقاط المهمة من وجهة نظر العاملين والتي تؤدى إلى تحسين الأداء .
هـ- معرفة العاملين بنتائج الرقابة بطريقة غير مباشرة .
و- اكتشاف الأخطاء من خلال عمل المدقق الداخلي.
4) إجراءات عمل الرقابة الداخلية :
تتضمن أعمال الرقابة كل من تخطيط عملية المراجعة ، وفحص وتقييم المعلومات والتقرير عن النتائج ومتابعة التوصيات ، وعند التخطيط لعملية الرقابة يجب الاهتمام بوضع الأهداف ونطاق العمل والحصول على معلومات كافية لتكوين خلفية عن الأنشطة التي تتم مراجعتها ، وكتابة برنامج الرقابة وأخيراً الحصول على موافقة من المشرف على قسم الرقابة الداخلية على خطة أعمال المراجعة .
ويتضمن فحص وتقييم المعلومات ضرورة قيام المدقق بتجميعها وتحليلها وتفسيرها، ولكي تتم عملية الفحص والتقييم على المدقق إتباع الأتي :-
أ- تجميع المعلومات حول موضوع المراجعة وذلك باستخدام إجراءات الرقابة التحليلية والتي تشتمل على مقارنات بين الفترة الحالية والفترات السابقة ، ودراسة العلاقات بين المعلومات المالية وغير المالية ، ودراسة العلاقات بين عناصر المعلومات ومقارنة المعلومات بمعلومات مماثلة في نفس الصناعة .
ب- يجب أن تكون المعلومات كافية ويمكن الاعتماد عليها ، أي أنه يجب أن تستند تلك المعلومات على حقائق كافية بحيث يمكن للشخص المؤهل أن يصل إلى نفس النتائج ويجب أن تتمشى مع أهداف الرقابة .
ج- يجب اختيار إجراءات الرقابة بما فيها اختبارات المراجعة وأساليب المعاينة الإحصائية المستخدمة .
د- يجب توفير الإشراف الكافي على عملية تجميع المعلومات بما يوفر تأكدنا من الحفاظ على موضوعية المدقق والتأكد من تحقيق الأهداف .
هـ- يجب إعداد أوراق العمل لتوثيق عملية الرقابة وذلك عن طريق المدقق ، مع مراجعة الأوراق مع المشرف على قسم الرقابة الداخلية .
و- ويجب على المدقق بعد انتهائه من عملية المراجعة إعداد تقرير يتضمن نتائج الفحص والتقييم ويجب على المدقق أن يناقش النتائج والتوصيات مع المستوى الإداري المناسب ويجب أن يتضمن أيضاً توصيات المدقق بشأن التحسينات الممكنة ووجه نظر الجهة محل المراجعة في النتائج والتوصيات ، وبعد إصدار التقرير يجب على المدقق متابعة ما تم فيه وذلك للتأكد من أنه قدتم اتخاذ الإجراءات المناسبة للتعامل مع نتائج الرقابة.
5) مدى استقلالية المدقق الداخلي :
يعتبر استقلال المدقق أحد المعايير الهامة للرقابة ،لذلك يجب أن يكون المدقق الداخلي مستقلاً في أداء أعماله لكي تتحقق فاعلية الرقابة الداخلية لذلك يجب على المدقق أن يتبع المستويات الإدارية العليا لكي يتمكن من مراجعة وفحص المستويات الرقابية الأخرى وتقييمها للتأكد من مدى تنفيذ الخطط والسياسات الموضوعة وهذا يتطلب من المدقق الداخلي أن يكون بعيداً عن وضع السياسات والإجراءات وإعداد السجلات أو الارتباطات بأي عمل تنفيذي آخر يكون من الطبيعي أن يتولى مراجعته وتقييمه فيما بعد ... ، وبعد عمليات الفحص والمراجعة التي يقوم بها المدقق يقدم نتائج عمله وتوصياته فئ تقارير لمجلس الإدارة .
وتتجه كثير من الشركات إلى تكوين لجنة الرقابة والتي تتكون من أعضاء مجلس الإدارة غير المتفرغين ، وهدف اللجنة الإشراف على وظيفة الرقابة الداخلية مما يزيد من استقلاليته عن الإدارة وذلك لأن لجنة الرقابة مسئولة عن توظيف ومكافأة رئيس القسم .
ولكن في الحياة العملية لا يستطيع تحقيق ذلك لأن أعضاء لجنة الرقابة هم نفس أعضاء مجلس الإدارة (5).
وقد ذكر مجمع المدققين الداخليين بأمريكا إن استقلال المدقق الداخلي من العوامل الأساسية لفاعلية برنامج الرقابة الداخلية (5) .
وإن استقلاله يتوقف على اعتبارين هاما :-
أ- إن تحديد المستوى التنظيمي للمدقق يتوقف على قيمة الخدمات التي سوف تحصل عليها الإدارة لذلك يجب على المدقق أن يكون مسئولاً على قراراته .
ب- إن موضوعية الدراسة من أهم عوامل نجاح الرقابة الداخلية ولذلك يجب إشراك المدقق فى وضع نظام العمل داخل المشروع لأنه يخضع لتقييمه فيما بعد .
خامسا:- الفرق بين المدقق الداخلي المدقق الخارجي :
1) الفرق بين الرقابة الداخلية والرقابة الخارجية :
هناك اختلاف بين المدقق الداخلي والمدقق الخارجي وذلك من ناحية تعيين المدقق والهدف من عملية التدقيق ودرجة الاستقلال في أداء العمل عن الإدارة وإبداء رأيه بالإعمال المدقق وكذلك مسئوليته بنتائج عمله ونطاق عمله وتوقيت الفحص للإعمال المراد تدقيقها ومراجعتها وكذلك هناك اختلاف بطريقة العمل بشكل عام والجدول التالي يبين الفرق بين عمل الرقابة الداخلية والرقابة الخارجية :

















جدول (1-1)
الرقابة الداخلية الرقابة الخارجية
أ- من ناحية التعيين يعين من إدارة المشروع يعين من أصحاب المشروع إذا كان المشروع خاص ومن السلطة العليا إذا كان في الدولة
ب- الهدف (8) الهدف الرئيسي خدمة الإدارة باكتشاف ومنع الغش والأخطاء الهدف الرئيسي خدمة طرف ثالث والهدف الثانوي اكتشاف الغش والأخطاء
ج- درجة الاستقلال في أداء العمل وإبداء الرأي يتمتع باستقلال جزي يتمتع باستقلال تام عن الإدارة
د- المسئولية مسئول أمام الإدارة مسئول اتجاه إطراف عديدة منها الدائنين والمساهمين
هـ- نطاق العمل (8) تحدد الإدارة نطاق عمل المدقق يحدد ذلك أمر التعيين والعرف السائد ومعايير المراجعة المتعارف عليها
و- توقيت العمل يتم الفحص بصورة مستمرة على مدار السنة يتم الفحص غالبا مره واحدة في نهاية السنة المالية
ي- طريقة العمل يقوم بالتأكد من النظام المحاسبي الموضوع يقوم بالتأكد من الحسابات التي تقدم للجهات الخارجية
2) مدى اعتماد المدقق الخارجي على المدقق الداخلي :
يقوم المدقق الداخلي والمدقق الخارجي بالعمل في نفس الميدان ولهما نفس الهدف وهو :-
أ- وجود نظام فعال للضبط الداخلي .
ب- وجود نظام محاسبي فعال يمدهم بالمعلومات اللازمة عند إعداد التقارير وعلى هذا فإن التعاون لازم بينهما حيث يوفر عمل المدقق الداخلي عناء تعدد العمل بالنسبة للمدقق الخارجي ، فإذا أطمأن المدقق الخارجي إلى فاعلية الرقابة الداخلية فإنه يستطيع أن يقلل مدى فحصه الذي يوفر عليه كثيراً من الوقت والجهد ومن أمثلة التعاون بينهما :-
1- يستطيع المدقق الخارجي أن يعتمد على إقرار المدقق الداخلي بفاعلية نظام الرقابة الداخلية .
2- قيام المدقق الداخلي بمساعدة المدقق الخارجي في كثير من الأعمال .
3- يستطيع المدقق الداخلي أن يعد للمدقق الخارجي الأدلة التي يطلبها في مراجعته .
ولكن هناك حدود على اعتماد المدقق الخارجي على المدقق الداخلي وهو :-
1- مدى خبرة وكفاءة مدير الرقابة الداخلية والمدقق.
2- مدى كفاية الرقابة الداخلية .
3- مستوى الإدارة المسئول عنها مدير الرقابة الداخلية .


سادسا :- مراقبة ومحدودية الرقابة الداخلية
1) مراقبة الأنشطة الرقابية :
وضع الأنظمة الرقابية وتطويرها هو أحد مسئوليات الإدارة المهمة. وتقوم الإدارة بمراقبة أداء الأنشطة الرقابية للتأكد من أنها تعمل وفق الغرض منها وأنه يتم تعديلها بطريقة ملائمة لمقابلة التغير في الظروف.
والمراقبة هي عملية تقويم جودة أداء الرقابة الداخلية بمرور الوقت. وهي تتضمن تقويم تصميم وتنفيذ الأنشطة الرقابية أولا بأول واتخاذ أي إجراءات تصحيحية. ويتم تحقيق ذلك عن طريق أنشطة مستمرة، أو إجراء تقويمات مستقلة أو عن طريق الجمع بين الأسلوبين. وفي كثير من المنشآت يقوم المراجع الداخلي للمنشأة أو أفراد يقومون بنفس الوظيفة بالمساهمة في مراقبة الأداء داخل المنشأة. وقد تشمل مراقبة الأنشطة الرقابية استخدام معلومات من مصادر خارجية مثل شكاوى العملاء وتعليقات الجهات الرقابية التي توضح وجود مشاكل أو تلقي الضوء على نواح تحتاج إلى تحسين.
2) محدودية الرقابة الداخلية :
إن الرقابة الداخلية تزود بتأكيد معقول (وليس مطلق) للإدارة بأن أهداف المنشأة ستتحقق. السبب لهذا يتضمن محدوديات ملازمة في الرقابة الداخلية مثل :
أ- أخطاء حكمية :
ربما تفشل الإدارة والموظفون أحياناً في اتخاذ القرارات الحكيمة أو أداء الممهم الروتينية نسبة لعدم اكتمال المعلومات ، أو ضيق الزمن أو أية ضغوط أخرى.
ب- الانهيار :
ربما ينجم انهيار نظم الرقابة عن فهم الموظفين الخاطئ للتعليمات أو ارتكاب أخطاء نتيجة للإهمال ، وعدم التركيز والإعياء ، التغيرات المؤقتة أو الدائمة في الموظفين أو في النظم أو الإجراءات.
سابعا: الجانب العملي للبحث عمل قسم الرقابة والتدقيق الداخلي في جامعة بابل
نقوم بالجانب العملي للبحث بشرح عمل قسم الرقابة والتدقيق الداخلي بجامعة بابل وكيفية تطبيق إجراءات الرقابة الداخلية وطبيعة عمل القسم والمهام التي يقوم بها والكادر الوظيفي والهيكل التنظيمي للقسم .
يضم قسم الرقابة الداخلية في جامعة بابل حالياً (30) موظف ممن يحملون شهادات ( دبلوم عالي ، بكالوريوس ، دبلوم ، إعدادية ) في اختصاص المحاسبة موزعين على ثلاثة شعب هي :-
- شعبة التدقيق المركزي .
- شعبة تدقيق الكليات .
- شعبة التدقيق المخزني .
1) آلية ارتباط القسم :
يتمتع القسم باستقلالية إدارية وذلك لارتباطه المباشر بالسيد رئيس الجامعة دون أن يكون له أي ارتباط بمساعدي ريئس الجامعة وعمداء الكليات ، وبناءاً على آلية الارتباط المعمول بها حاليا استنادا إلى توجيهات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي التي حددت ارتباط مدققي الكليات بقسم الرقابة الداخلية ،أداريا وفنيا وارتباط مدير قسم الرقابة الداخلية بقسم الرقابة الداخلية في ديوان الوزارة إداريا وفنيا ولا يتم تغيير أي مدقق إلا بعلم وموافقة القسم ولا يتم تغيير مدير القسم إلا بعلم وموافقة الوزارة ، لذلك فان القسم أصبح يتمتع باستقلالية اكبر مما يتيح له العمل بحرية أكثر دون أي تدخل من أي طرف في عمله .
2) المهام والواجبات :
يتولى قسم الرقابة الداخلية في الجامعة القيام بالمهام والواجبات المبينة في أدناه:
أ - فحص وتدقيق المعاملات المتعلقة بمستندات الصرف لشراء المواد والمستلزمات والموجودات الرأسمالية وغيرها ومعاملات الصيانة ومعاملات صرف الرواتب والأجور اليومية وأجور المحاضرات للجامعة وكلياتها كافة وكذلك مستندات القيد المتعلقة بتسوية السلف والتسويات القيدية إضافة إلى معاملات الصرف من الأمانات المالية للتأكد من مطابقتها للتعليمات والقرارات والقوانين النافذة واكتشاف الأخطاء إن وجدت ومعالجتها قبل الصرف يضاف إلى ذلك تدقيق وفحص معاملات الصرف على مشاريع الخطة الاستثمارية وحملة الأعمار وتدقيق ذرعات العمل المنجز ومطابقتها مع جداول الكميات والتأكد من إن الصرف يتم وفقا لتعليمات تنفيذ الموازنة الاستثمارية وتعليمات العقود والمقاولات العامة ، وان ذلك من مهام شعبة التدقيق المركزي .
ب- تدقيق موازين المراجعة الشهرية والجداول الملحقة بها والجداول التحليلية ومطابقة كشف البنك وكذلك تدقيق السجلات المالية الممسوكة من قبل الشؤون المالية ( سجل اليومية العامة ،سجل المصروفات ، سجل الأثاث ،سجل مطابقة كشف البنك ، سجل يومية الصندوق ) لحسابي الموازنة الجارية والخطة الاستثمارية ومطابقة السجلات مع الموازيين والجداول الشهرية والمصادقة عليها .
د- القيام بزيارات دورية لمخازن الكليات لتدقيق السجلات والبطاقات المخزنية والتأكد من ترحيل الموجودات والمواد المشتراه في السجلات أول بأول والقيام بالجرد المفاجئ ورفع تقارير إلى الادارة العليا عن طبيعة العمل في المخازن وتثبيت الملاحظات والتوصيات لمعالجة الأخطاء إن وجدت ، وكذلك المساهمة في أكمال الجرد السنوي والمطابقة للموجودات الثابتة والمخزنية ، وان ذلك من مهام شعبة التدقيق .
هـ- القيام بزيارات دورية إلى الوحدات الحسابية بالكليات بالتنسيق مع مدققي الكليات لتدقيق وفحص السجلات الممسوكة من قبل الحسابات وتدقيق سلف المشتريات والتدقيق المفاجئ للصناديق ورفع التقارير اللازمة وتثبيت الملاحظات والأخطاء أن وجدت والتوصيات بشأن معالجتها.











المصادر

1- د.خليل محمد حسن الشماع – مبادئ إدارة الإعمال – بغداد : دار الكتب للطباعة والنشر سنة1980.ص145.
2- الفن ارنيز وجمس لوبك-المراجعة مدخل متكامل – ترجمة د.محمد محمد عبد القادر الدسيطي – الرياض : دار المريخ سنة 2005 .ص381.
3- د. محمد الشناوي : أصول المراجعة – بنها : دار النهضة للنشر سنة 1989.ص205.
4- د. إدريس عبد السلام شتيوي : المراجعة معايير وإجراءات – بنغازي : الدار الجماهيرية للنشر سنة 1990 .ص54.
5- د. محمد سمير الصبان، د.إسماعيل إبراهيم جمعه :الرقابة والمراجعة الداخلية– مدخل نظري تطبيقي_ الإسكندرية : الدار الجامعة للنشر سنة 1996.ص103،ص103،ص207،ص122.
6- د. متولي محمد الجمل ، د. محمد محمد الجزار:أصول المراجعة– القاهرة : مكتبة عين شمس سنة 1999 .ص165.
7- د.احمد نور : مراجعة الحسابات – الإسكندرية : الدار الجامعية للنشر سنة 1984 .ص133
8- د. محمد سمير الصبان : الأصول العلمية للمراجعة بين النظرية والتطبيق – الإسكندرية : الدار الجامعية للنشر سنة 1984.ص44،ص46.

بارك الله فيك