التدقيق والرقابة الداخلية

التدقيق والرقابة الداخلية
________________________________________
المبحث الاول
تطور مهنة تدقيق الحسابات
يهدف هذا المبحث الى التمهيد لموضوع تدقيق الحسابات من حيث التطور التاريخي , وماهيته ,واهدافه , واهميته , كما يتناول هذا المحبث انواع تدقيق الحسابات .
ولتحقيق هذه الاهداف تم تقسيم هذا المبحث الى الموضوعات التالية:
1/1 التطور التاريخي لمهنة تدقيق الحسابات
1/2 ما هية تدقيق الحسابات
1/3 اهداف تدقيق الحسابات
1/4 اهمية تدقيق الحسابات
1/5 انواع تدقيق الحسابات

1/1 التطور التاريخي لمهنة التدقيق:
تستمد مهنة التدقيق نشأتها من حاجة الإنسان للتحقق من صحة البيانات المحاسبية التي يعتمد عليها في اتخاذ القرارات و رسم السياسات.
وبالاعتماد على الوثائق التاريخية يتبين لنا أن المصريين القدماء كانوا يسجلون العمليات النقدية ثم يدققونها للتأكد من صحتها.
وفي ذلك الحين كان المدقق وقتها يستمع لما يتم قراءته من الحسابات المسجلة في الدفاتر للوقوف على مدى صحتها.
وهكذا نجد أن كلمة تدقيق Auditing مشتقة من كلمة لاتينية Audire ومعناها يستمع.
ومع اتساع و تطور النشاط الاقتصادي في العالم, أصبحت مهنة التدقيق تأخذ منحاً آخر.
"في عام 1581 ظهرت أول منظمة مهنية في ميدان التدقيق في فنيسيا. و مع زيادة الحاجة لهذه المهنة, ما لبث و أن قامت الدول الأخرى إلى تنظيم هذه المهنة. و كان لبريطانيا فضل السبق في تنظيم هذه المهنة. وعندها أنشئت جمعية المحاسبين القانونيون عام 1854 و من ثم في فرنسا عام 1881 والولايات المتحدة الأمريكية عام 1882 و ألمانيا عام 1896."
أما في الشرق العربي فكان لمصر فضل السبق في هذا المجال, مزاولة المهنة دون تنظيم حتى عام 1909 عند صدور أول قانون لتنظيم مزاولة مهنة التدقيق. و في سوريا صدر القانون المنظم للمهنة عام 1958.
" أما في الأردن, يرجع الفضل إلى قانون رقم (10) لسنة 1961 الذي عمد على تنظيم مزاولة مهنة التدقيق."
2/1تعريف التدقيق:
التدقيق الخارجي :
" هو فحص أنظمة الرقابة الداخلية و البيانات و المستندات و الحسابات الخاصة بالمشروع تحت التدقيق فحصاً انتقادياً منظماً يقصد الخروج برأي فني محايد عن مدى دلالة القوائم المالية عن الوضع المالي لذلك المشروع في فترة زمنية معينة و مدى تصورها لنتائج أعمالها من ربح أو خسارة عن تلك الفترة."
كما أنه عرفت جمعية المحاسبة الأمريكية AAA مفهوم التدقيق :
" عملية منتظمة و موضوعية للحصول على أدلة إثبات و تقويمها فيما يتعلق بحقائق حول وقائع و أحداث اقتصادية و ذلك للتحقق من درجة التطابق بين تلك الحقائق و المعاني المحددة و إيصال النتائج إلى مستخدمين المعلومات المهتمين بذلك التحقق ".
ويعرف تدقيق الحسابات أيضاُ:
" التحقق الإقتصادي المنتظم لأدلة و قرائن الإثبات لما تحويه دفاتر و سجلات المنشأة من بيانات في إطار مبادئ محاسبية متعارف عليها من خلال برنامج محدد مقدماً بهدف إبداء الرأي الفني المحايد في صدق و عدالة التقارير المالية لقراء و مستخدمي هذه التقارير ".

و يعرف التدقيق الداخلي:
" نشاط مستقل لتقويم داخل المشروع يعمل على مراجعة الأعمال المحاسبية و المالية و الأعمال الاخرى و ذلك لخدمة الإدارة, و كما يعتبر رقابة إدارية تقوم بقياس و تقويم الوسائل الأخرى للرقابة ".

3/1أهداف التدقيق:
لقد ذكرنا سابقاً بأن مهنة التدقيق صاحبها تطور ملحوظ, مما أدى إلى تطور في أهداف هذه المهنة على النحو التالي:
من 1905 – 1940 كان الهدف تحديد مدى سلامة المركز المالي و صحته, بالإضافة إلى اكتشاف الغش و التلاعب و الأخطاء. و كان ذلك بدء الاهتمام لنظام الرقابة الداخلية.
من 1940 – 1960 كان الهدف تحديد مدى سلامة و حجة المركز المالي, و الذي كان يعتمد اعتماداً كبيراً على قوة نظام الرقابة الداخلية.
من 1960 حتى الآن:
- مراقبة الخطط و متابعة تنفيذها و التعرف على ما حققه من أهداف, و دراسة الأسباب التي حالت دون الوصول إلى الأهداف المحددة.
- تقييم نتائج الأعمال بالنسبة إلى ما كان مستهدفاُ فيها.
- القضاء على الإسراف من خلال تحقيق أقصى كفاية من خلال تحقيق أقصى كفاية إنتاجية ممكنة.
- تحقيق أقصى قدر من الرفاهية لأفراد المجتمع.
- تخفيض خطر التدقيق و ذلك لصعوبة تقدير اثار عملية التدقيق على العميل أو المنشأة محل التدقيق.

4/1أهمية التدقيق:
"تعود أهمية التدقيق إلى كونه وسيلة لا غاية, و تهدف هذه الوسيلة إلى خدمة عدة طوائف تستخدم القوائم المالية المدققة, و تعتمدها في اتخاذ قراراتها و رسم سياساتها.
ومن الأمثلة على هذه الطوائف و الفئات , طائفة المديرين و المستثمرين و البنوك ورجال الأعمال والاقتصاد والهيئات الحكومية المختلفة ونقابات العمال....إلخ.
إن إدارة المشروع تعتمد اعتماداً كلياً على البيانات المحاسبية في وضع الخطط و مراقبة الأداء و تقييمه, و من هنا تحرص أن تكون تلك البيانات مدققة من قبل هيئة فنية محايدة, و كذلك نجد طائفة المستثمرين تعتمد القوائم المالية المدققة عند اتخاذ أي قرار في توجيه المدخرات و الاستثمارات بحيث تحقق لها أكبر عائد ممكن.
- أما البنوك التجارية و المنشئات الصناعية فتعتمد القوائم المالية المخططة من قبل هيئة فنية محايدة عند فحصها للمراكز المالية للمشروعات التي تتقدم بطلب قروض و تسهيلات ائتمانية منها, كذلك نجد رجال الاقتصاد يعتمدون هذه القوائم في تقديرهم للدخل القومي و في التخطيط الاقتصادي.
- أما الهيئات الحكومية و أجهزة الدولة فتعتمد القوائم المدققة في أغراض منها التخطيط و الرقابة, و فرض الضرائب و تحديد الأسعار و تقرير الإعانات لبعض الصناعات و كذلك تعتمد عليها نقابات العمال في مفاوضاتها مع الإدارة بشأن الأجور....إلخ.

ومجمل القول أن المحاسبة قد أصبحت علماً اجتماعياً يخدم فئات المجتمع, حيث تعتمد تلك الفئات في قراراتها الاقتصادية على البيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر أو الظاهرة في القوائم المالية الصادرة عن المشروعات المختلفة, و لكن لن ننسى الخدمة الحقيقية إلا إذا عهدت إلى هيئة خارجية مستقلة محايدة فحص تلك البيانات فحصاً انتقادياً منظماً و دقيقاً, و إبداء الرأي الفني المحايد عن صحة و سلامة هذه التقارير و مدى دلالة القوائم المالية من حيث عدالة تصورها
لوضع المشروع المالي و صحة تبيانها لنتيجة العمل من الربح أو الخسارة".

5/1أنواع التدقيق:
يقسم التدقيق إلى أنواع متعددة تختلف باختلاف الزاوية التي ينظر إلى عملية التدقيق من خلالها, و لكن مستويات الأداء التي تحكم جميع هذه الأنواع واحدة, و من هنا يمكننا عرض التالي :
1. من حيث نطاق عملية التدقيق:
‌أ. تدقيق كامل.
‌ب. تدقيق جزئي.
2. من حيث مدى الفحص:
أ. تدقيق تفصيلي.
ب. التدقيق الاختباري.

3. من حيث التوقيت:
أ. تدقيق نهائي.
ب. تدقيق مستمر.
4. من حيث الاستقلال:
أ. تدقيق داخلي.
ب. تدقيق خارجي.
5. من حيث الإلزام:
أ. تدقيق إلزامي.
ب. تدقيق اختياري.

ونتناول بإيجاز الأنواع السابقة و ذلك على النحو التالي:

أولاً: التدقيق من حيث نطاق التدقيق:
أ‌- التدقيق الكامل:
" وهو التدقيق الذي يخول للمدقق إطار غير محدد للعمل الذي يؤديه, ولا يعني فحص كل عملية تمت خلال فترة محاسبية معينة. و إنما يخضع التدقيق للمعايير أو المستويات المتعارف عليها, و يتعين على المدقق في نهاية الأمر أن يقدم الرأي الفني المحايدعن مدى عدالة وصحة التقارير المالية ككل, بغض النظر عن نطاق الفحص والمفردات التي شملتها اختبراته, و في هذه الحالة إن للمدقق الحرية في تحديد المفردات التي شملتها اختباراته.
ب‌- التدقيق الجزئي:
" وهو التدقيق الذي يقتصر فيه عمل المدقق على بعض العمليات المعينة, أي أن التدقيق يتضمن وضع قيود على النطاق أو المجال ويراعى أن الجهة التي تعين المدقق هي التي تحدد العمليات المطلوب تدقيقها على سبيل الحصر. ولذلك يتطلب الأمر هنا وجود اتفاق مكتوب بين حدود التدقيق و الهدف منه, حتى يتمكن المدقق من التقرير عن الخطوات التي اتبعها و النتائج التي توصل إليها, كي لا ينسب إليه أي تقصير في القيام بشيء لم ينص عليه الاتفاق.
ومن هنا يمكن القول أن المدقق لا يستطيع الخروج برأي فني محايد عن التقارير المالية ككل.

ثانياً: التدقيق من حيث مدى الفحص:
أ‌- التدقيق التفصيلي:
" وهو التدقيق الذي كان سائدأً في بداية المهنة. و فيه يقوم المدقق بفحص جميع القيود و الدفاتر والسجلات والمستندات للتأكد من أن جميع العمليات مقيدة بانتظام وأنها صحيحة, كما أنها خالية من الاخطاء أو الغش أو التلاعب.
ب‌- التدقيق الإختباري:
" هو التدقيق الذي يعتمد علي اقتناع المدقق بصحة و سلامة نظام الرقابة الداخلية, ويتم هذا التدقيق باتباع المدقق أحد هذه الأساليب:
1. التقدير الشخصي.
2. علم الإحصاء.
واتباع المدقق لأحد هذه الاساليب يعتمد على الخبرة و مدى إلمام المدقق بالمفاهيم الإحصائية الهامة. و لذلك يعتبر هذا النوع من التدقيق هو الأساس السائد للعمل الميداني الآن.

ثالثاً: التدقيق من حيث التوقيت:
‌أ. التدقيق النهائي:
" و يكلف المدقق بالقيام بمثل هذا التدقيق بعد انتهاء الفترة المالية المطلوب تدقيقها, و بعد إجراء التسويات و تحضير الحسابات الختامية و قائمة المركز المالي, و في ذلك ضمان بعدم حدوث أي تعديل في البيانات بعد تدقيقها لان الحسابات تكون قد أقفلت مسبقاً, و هي ميزة لهذا النوع من التدقيق على أنه يعاب عليه:
1. فشله في اكتشاف ما قد يوجد في الدفاتر من أخطاء أو غش حال وقوعها.
2. استغراقه وقت طويل قد يؤدي إلى تأخير تقديم التقارير في موعدها.
3. عدم قيام المدقق بالفحص على المستوى المرغوب.
4. حدوث ارتباك في مكتب المدقق و العميل.

‌ب. التدقيق المستمر:
" يقوم المدقق بتدقيق الحسابات و المستندات بصفة مستمرة, حيث يقوم بزيارات متعددة للمنشأة موضوع التدقيق طوال الفترة التي يدققها, ثم يقوم في نهاية العام بتدقيق الحسابات الختامية و الميزانية. و هذا النوع يصلح في تدقيق المنشئآت الكبيرة, حيث يصعب تدقيقها عن طريق التدقيق النهائي.
و يمتاز هذا النوع من التدقيق:
1. وجود وقت كافي للمدقق مما يمكنه من التعرف على المنشأة بصورة أفضل.
2. سرعة اكتشاف الغش و الخطأ في وقت قصير.
3. انتظام العمل في مكتب المدقق و في المشروع.
4. تقليل فرص التلاعب بالدفاتر و ايضا الزيارات المتكررة من قبل المدقق.
5. إنجاز العمل في وقته دون إهمال أو تأخير من قبل الموظفين.

و يعيب هذا التدقيق:
1. ارتباك العمل في المشأة محل التدقيق.
2. أنه تدقيق غير متصل.
3. توطيد العلاقات الإنسانية بين المدقق و موظفي المنشأة.
4. احتمال سهو المدقق عن إتمام بعض الأمور التي تركها
مفتوحة في آخر زيارة له.
5. احتمال تحويل عملية التدقيق إلى عمل روتيني إلى رتيب.
رابعاً: التدقيق من حيث الإستقلال:
أ- التدقيق الداخلي:
" يمكن تعريف التدقيق الداخلي بأنه فحص لعمليات المنشأة و دفاترها و سجلاتها بواسطة إدارة أو قسم من داخل المنشأة, و هي تمثل جزء من نظام الرقابة الداخلية ".
ب- التدقيق الخارجي:
" وهو الفحص الانتقادي المحايد لدفاتر و سجلات المنشأة بواسطة شخص خارجي بموجب عقد يتقاضى عنه أتعاب تبعاً لنوعية الفحص المطلوب منه , وذلك بهدف إبداء الرأي الفني المحايد عن صدق وعدالة التقارير المالية للمنشأة خلال فترة معينة ".
ويعد هذا التعريف تعريف مهني بسيط.
خامساً: التدقيق من حيث الإلزام:
أ- التدقيق الإلزامي:
" و هو التدقيق الذي تلتزم به المنشأة وفقاً للقانون السائد (قانون الشركات الأردني) رقم (22) لسنة 1997. و يتم تعيين المدقق من خلال الجمعية العامة و هي التي تحدد أتعابه. و من الضروري أن يكون التدقيق في هذه كامل (اختباري).
ب- التدقيق غير الإلزامي:
" و هو الذي يطلبه أصحاب المنشأة دون إلزام قانوني على وجوب القيام به و تلك هي الحال بالنسبة للمشروعات الفردية و لشركات الاشخاص في الأردن, و قد يكون كاملاً أو جزئياً حسب رغبة أصحاب المنشأة و ما هو موضح في العقد بين المدقق والعميل.


المبحث الثاني
دراسة نظام الرقابة الداخلية

لعل من اهم الاسباب التي ادت لظهور انظمة الرقابة الداخلية هي الحاجة الماسة الى الية تعمل على ضبط العمل وكفاءة العاملين من جهة , وسرعة انجاز الاعمال الخارجية المتعلقة بالمنشأة مثل تدقيق الحسابات .
وبناء على ما تقدم تم تقسيم هذا المبحث الى الموضوعات التالية:
2/1 مفهوم الرقابة الداخلية
2/2 العوامل التي ساعدت على تطور الرقابة الداخلية
2/3 اهداف الرقابة الداخلية
2/4 ادوات الرقابة الداخلية
2/5 مقومات (ركائز) نظام الرقابة الداخلية
2/6 اجراءات فهم الرقابة الداخلية
2/7 طرق فحص وتقيم الرقابة الداخلية
2/8 مصادر المعلومات من اجل القيام بتقيم الرقابة الداخلية
2/9 مسؤولية الادارة تجاه الرقابة الداخلية في المنشأة
2/10 مسؤولية مدقق الحسابات الخارجي بالنسبة لانظمة الرقابة الداخلية

الرقابة الداخلية:
مقدمة:
لقد أدى التقدم العلمي و التكنولوجي الذي صاحب هذا العصر إلى زيادة الوحدات الإقتصادية وزيادة المسؤوليات الملقاة على عاتقها في تحقيق أهدافها. و فضلاً عن تعقد المشاكل الإدارية الناتجة عن تنوع نشاطها و زيادة حجم أعمالها.
ولعدم تأخر نتائج التدقيق الخارجي, كانت الرقابة الداخلية أمراً حتمياً تقتضيه الإدارة العلمية الحديثة للمحافظة على الموارد التاحة, حيث أن قوة أو ضعف نظام الرقابة الداخلية يتوقف عليه توسيع نطاق التدقيق أو عدم توسيع هذا النطاق. كما يتوقف على هذا النظام أيضاً نوع التدقيق المناسب لحالة المنشأة.

2/1 مفهوم الرقابة الداخلية:
لقد عرفت لجنة طرائق التدقيق المنبثقة عن المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين الرقابة الداخلية بأنها: تشمل الخطة التنظيمية ووسائل التنسيق و المقاييس المتبعة في المشروع بهدف حماية أصوله و ضبط و مراجعة البيانات المحاسبية و الأكد من دقتها و مدى الاعتماد عليها و زيادة الكفاية الإنتاجية و تشجيع العاملين على التمسك بالسياسات الإدارية الموضوعة.
ومن جهة أخرى, فإن هذا التعريف يخدم عملية التدقيق الخارجي و جوانبها.
" تعد خطة تنظيمية إدارية محاسبية للضبط الداخلي عند استخدام عوامل الانتاج المتاحة لدى المنشأة وصولاً الى اعلى معدلات ممكنة من الكفاية الانتاجية" .

2/2 العوامل التي ساعدت على تطور الرقابة الداخلية :
1. كبر حجم المنشآت و تعدد عملياتها.
2. اضطرار الادارة الى تفويض السلطات والمسؤوليات الى بعض الادارات الفرعية بالمشروع.
3. حاجة الادارة الى بيانات دورية دقيقة.
4. حاجة ادارة المشروع و صيانة اموال المشروع.
5. حاجة الجهات الحكومية و غيرها الى بيانات دقيقة.
6. تطور إجراءات التدقيق.
ومن هذا المنطلق يجدر بنا ذكر أهداف الرقابة الداخلية.

2/3 أهداف الرقابة الداخلية:
1. حماية أصول المنشأة من اي تلاعب او اختلاس أو سوء استخدام.
2. التأكد من دقة البيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر لإمكان تحديد درجة الاعتماد عليها قبل اتخاذ أي قرارات.
3. الرقابة على استخدام الموارد المتاحة.
4. زيادة الكفاية الانتاجية للمنشأة.
5. وضع نظام للسلطات و المسؤوليات و تحديد الاختصاصات.
6. حسن اختيار الأفراد للوظائف التي يشغلونها.
7. تحديد الإجراءات النفيذية بطريقة تضمن انسياب العمل.
و بالنسبة لنظرة المدقق الخارجي لهذه الأهداف, فإنه يهتم بالهدفين الأول و الثاني من الاهداف السابقة, و ينبع هذا الاهتمام من طبيعة و أهداف مهام الحسابات و التي تتمثل في إبداء الرأي الفني المحايد عن مدى سلامة و صدق إعداد القوائم المالية محل الدراسة وفقاً لمجموعة من المبادىْ المحاسبية المتعارف عليها.

المبادئ الأساسية لأنظمة الرقابة الداخلية و الضبط الداخلي:
1. يتلاءم مع حجم البنك و طبيعة نشاطه.
2. يغطي كافة نشاطات البنك و عملياته.
3. يشمل على معايير مناسبة لمنع وقوع الأخطاء.
4. يشمل على آليات مناسبة تمكن من ضبط و تحليل و إدارة المخاطر الناجمة عن نشاطات البنك.
5. يكون مدعماً بأنظمة معلومات و اتصالات تكفل تدقيق المعلومات بدقة.
6. يتلائم مع الإطار المؤسسي للبنك بهدف ضمان التوافق مع أحكام القانون الذي يحكم عمليات البنك.
7. يكون مفصلاً و موثقاً بشكل كاف.
8. يحدد بوضوح الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.

2/4 أدوات الرقابة الداخلية:
1. نظام الرقابة الإدارية.
2. نظام الرقابة المحاسبية.
3. نظام الضبط الداخلي
ونتناول هذه الأنظمة أو الأدوات بقليل من التفصيل و كما يلي:

- نظام الرقابة الإدارية :
" تشمل على الخطة التنظيمية والاجراءات والوثائق والسجلات المتعلقة بعمليات اتخاذ القرارات والتي تقود إلى الترخيص الإداري للعمليات.وهذا الترخيص يكون وظيفته إدارية ترتبط على نحو مباشر بالمسؤولية عن تحقيق أهداف المنشأة ".
ومن أهم الأساليب التي تستخدمها المنشأة لتحقيق أهداف الرقابة الإدارية ما يلي:
1. الموازنة التخطيطية.
2. التكاليف المعيارية.
3. تقارير الكفاية الدورية.
4. دراسات الحركة و الزمن.
5. الرقابة على الجودة.
6. البرامج التدريبية.
7. نظام محاسبة المسؤولية.
8. نظام تقييم الأداء.
9. الرسوم البيانية والكشوف الإحصائية.

وتكون هذه نقطة البدء لوضع أو إنشاء نظام رقابه محاسبي

- نظام رقابه محاسبية:
"وهو اختبار دقة البيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر والحسابات ودرجة الإعتماد عليها.وتتبع عمليات صحة تسجيل وتبويب وتحليل وعرض البيانات المحاسبية".

ومن أهم الأساليب التي تستخدمها المنشأة لتحقيق أهداف نظام الرقابة المحاسبية ما يلي:
1. نظرية القيد المزدوج.
2. استخدام حسابات المراقبة.
3. استخدام أسلوب المصادقات.
4. مذكرات التسوية مع البنك.
5. توفير نظام مستندي سليم.
6. اتباع نظام الجرد المستمر و المفاجيء.
7. فصل واجبات إدارة الحسابات عن الإدارات الأخرى.
8. التدقيق الداخلي.
9. استخدام موازين التدقيق الدورية و الفرعية.
ولعل من أهم الأسباب لتحقيق فاعلية الرقابة الإدارية والمحاسبية هو الضبط الداخلي.

- الضبط الداخلي:
" وهي خطة تنظيمية و جميع وسائل التنسيق و الإجراءات الهادفة إلى حماية أصول المشروع من الاختلاس أو التلاعب أو سوء الاستخدام, ولن ننسى بأنها وظيفة داخلية تابعة لإدارة المنشأة.

ويعتمد الضبط الداخلي في سبيل تحقيق أهدافه على ما يلي:
1. تقسيم العمل.
2. المراقبة الذاتية بحيث يخضع عمل كل موظف لمراجعة موظف آخر يشاركه في تنفيذ العمل.
3. استخدام وسائل الخدمة المزدوجة.
4. التأمين على الممتلكات و الموظفين الذين في حوزتهم العهدة.

2/5 مقومات (ركائز) نظام الرقابة الداخلية:
يجمع الباحثون في التدقيق على أنه لا بد من توفر المقومات الرئيسية التالية في نظام الرقابة الداخلية السليم:
1. هيكل تنظيم إداري:
و لتحقيق فاعلية الرقابة الداخلية يجب أن يتسم الهيكل التنظيم الإداري في المنشأة بما يلي:
1- ان يمثل هذا الهيكل الخطط التنظيمية لتحقيق أهداف المنشأة.
2- ضرورة الترابط و التنسيق بين الأهداف الرئيسية و الفرعية.
3- وضوح خطوط السلطة و المسؤولية.
4- مرونة و بساطة الخطط الموضوعة مع الثبات النس

2. نظام محاسبي سليم:
و لتحقيق فاعلية الرقابة الداخلية, يجب أن يتسم النظام المحاسبي بما يلي:
1- أن يقوم النظام المحاسبي على مفاهيم و مبادئ تتسم بالوضوح والثبات وعدم الجمود لتحكم عملية التوجيه المحاسبي.
2- يتضمن النظام المحاسبي طرق وأساليب وإجراءات فنية للتحقق من جدية العمليات المحاسبية و التأكد من دقتها وسلامة التبويب لها.
3- شمل النظام المحاسبي على مجموعة مستندية (داخلية وخارجية) محددة.
4- قيد العمليات المحاسبية أولاً بأول, و يتطلب ذلك مجموعة دفترية مناسبة لحجم المنشأة.
5- اتباع مبدأ تقييم العمل.
6- يجب أن يعتمد النظام المحاسبي على مجموعة مناسبة من التقارير و القوائم المالية (تاريخية-جارية-مستقبلية).
7- يجب أن يتمشى النظام المحاسبي مع الهيكل التنظيمي للمنشأة, فهو إجراء و تحقيق محاسبة المسؤولية.

3. الإجراءات التفصيلية لتنفيذ الواجبات:
يجب مراعاة تقييم الواجبات بين الدوائر المختلفة بحيث لا يستأثر شخص واحد بعملية من أولها لآخرها.

4. إختيار الموظفين الأكفاء ووضعهم في المراكز المناسبة:
و ما يتضمن ذلك من وصف دقيق لوظائف المشروع المختلفة و برنامج مرسوم لتدريب العاملين في المشروع بما يتضمن حسن اختيارهم ووضع كل موظف في المكان المناسب.

5. رقابة الأداء في إدارات المشروع و مراحله المختلفة و ذلك لتحقيق كفاية عالية فيه:
و مما يجب ملاحظته ضرورة الالتزام بمستويات أداء مخطط لها و مرسومة, و إذا ما وجد أي انحراف عن هذه المستويات فيجب دراسته ووضع الإجراءات الكفيلة بتصحيحه. و تتم أداء الرقابة إما بالطريقة المباشرة أو غير المباشرة.

6. استخدام كافة الوسائل الآلية:
و يتم ذلك بطريقة تكفل التأكد من صحة و دقة البيانات المحاسبية المسجلة في الدفاتر و السجلات, و المحافظة على أصول المشروع من أي تلاعب أو اختلاس.
كما أن المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين قسم مقومات الرقابة إلى الأقسام الخمسة التالية:
1. البيئة الرقابية: و التي اعتبرها كالمظلة التي تضم تحتها بقية أجزاء النظام و هي تمثل ما بينته المعايير الدولية.
2. الإجراءات الرقابية: و هي تماثل ما تم ذكره أعلاه حسب المعايير الدولية.
3. تقييم المخاطر: و يقصد بها قيام العمل بتقييم المخاطر التي تتعلق بإعداد القوائم المالية لمراعاة الالتزام بالمعايير المحاسبية.
4. نظام المعلومات و التوصيل: وهو يُماثل ما تم ذكره في المعايير الدولية باسم النظام المحاسبي.
5. الإشراف و التوجيه : و يشمل الاجراءات اللازمة لمتابعة تطبيق مختلف الجوانب الرقابية للتحقيق من انها تعمل حسب ما خطط لها .

2/6 إجراءات فهم الرقابة الداخلية:
هي الإجراءات التي يقوم بها المدقق من أجل جمع أدلة عن تصميم و عمل نظام الرقابة الداخلية و كافة مكوناته في مرحلة الفهم و تسمى إجراءات فهم الرقابة الداخلية, حيث أن هذا النظام يستحدم كأساس لعملية التخطيط للتدقيق, بحيث أن المدقق يقوم بتقدير مخاطر الرقابة تقديراً أولياً, فإن قام بتقييم المخاطر بأقل من الحد الأعلى فإنه يقوم بتنفيذ اختبارات الرقابة و التي بدورها تمكن المدقق من تعديل مخاطر الرقابة و التي تم تحديدها أولياً و بالتالي وضع تصور أفضل لمخاطر الرقابة المخططة و تحديد درجة الاعتماد على النظام لغايات تحديد حجم الاختبارات التفصيلية للأرصدة, و بشكل عام فإن فهم المدقق للرقابة الداخلية وتقييم مخاطر النظام يخدم المدقق في المجالات التالية:
1. حتى يتمكن المدقق من التأكد من إمكانية توفر أدلة كافية و مناسبة تمكنه من إنجاز مهمة التدقيق و بالتالي اتخاذ قرار بالموافقة على عملية التدقيق أو الإمتناع عنها.
2. تمكين المدقق من تحديد الانحرافات المحتملة.
3. تمكين المدقق من تقدير مخاطر الاكتشاف المخططة حسب نموذج المخاطر المستخدمة.
4. تمكين المدقق من تصميم الاختبارات التفصيلية للأرصدة بشكل كافي و مناسب.

2/7 طرق فحص و تقييم الرقابة الداخلية:
تعتبر الرقابة الداخلية نقطة الإنطلاق التي عندها يبدأ المدقق عمله ، و على ضوء ما يسفر عنه فحص الانظمة المختلفة يقوم برسم برنامج التدقيق المناسب .
ومن الوسائل التي يستخدمها المدقق للتعرف على النظام المطبق في المشروع وتقييم مدى كفايته ما يلي :
1. الإستبيان :
ويضم استفسارات تحوي على الأسس السليمة لما يجب أن تكون عليه الرقابة الداخلية, وتقدم هذه القائمة من الأسئلة إلى موظفي المشروع المختصين للإجابة عليها وردها للمدقق الذي يقوم بدوره بالتأكد من الإجابات عن طريق الاختبار والعينة, وذلك للحكم على درجة متانة النظام المستعمل.
ويتوقف نجاح هذه العملية على كيفية صياغة الأسئلة بحيث لا تكون الاسئلة تحمل اجابتين في وقتاً واحد. و من مزايا هذه الطريقة:
1. سهولة التطبيق.
2. مرونة الأسئلة مما يضمن إبراز معظم خصائص النظام المحاسبي في أي منشأة.
3. توفير الوقت بحيث لا يقوم المدقق بإنشاء برامج تدقيق خاصة لكل عملية تدقيق منفردة.
4. و هي طريقة تتمتع بأن العملاء لا يعترضون على تطبيقها.
ولكن بالرغم من هذه الخصائص, يعيب عليه البعض بما يلي:
1. قد يقود إلى عدم مراعاة الظروف الخاصة لكل منشأة بسبب كونه موحد للمنشئآت المختلفة.
2. قد يقود القائمين عليه من مساعدي المدقق إلى الإكتفاء به و عدم إجراء أي استفسارات أخرى قد تستلزمها الظروف.

2. الملخص التذكيري:
يقوم المدقق بوضع قواعد و أسس نظام رقابة داخلية سليم, و ذلك دون تحديد أسئلة و استفسارات معينة.
وميزة هذه الطريقة الاقتصاد في الوقت دون إغفال الهام من النقاط, أما عيوبه فتنحصر في كونها لا تقود إلى التدوين الكتابي لما هو عليه نظام الرقابة الداخلية في المشروع, كما أنه لا تنطبق على المشروعات ذات الطبيعة الخاصة. بالإضافة هذا الملخص أمر متروك للمدقق يضع الأسس ويقوم بالإجراءات التي يراها مناسبة.
3. التقرير الوصفي:
ويقوم المدقق هنا بوصف الإجراءات المتبعة في المشروع لكل عملية من العمليات مع وصف نظام الرقابة و الدورة المستندية. و يخلص التقرير الوصفي إلى تحديد نقاط الضعف و النظم المستعملة ومحاسبتها, أما عيبه فيتلخص في صعوبة تتبع الشرح المطول لنظام الرقابة وصعوبة التأكد من تغطيته جميع جوانب نظام الرقابة في ذلك التقرير.

4. دراسة الخرائط التنظيمية:
وهنا يقوم المدقق بدراسة وتقييم نظام الرقابة الداخلية من خلال دراسته للخرائط التنظيمية المستعملة في المشروع مثل الخريطة التنظيمية العامة, و يعيب هذه الطريقة صعوبة رسمها و استخلاص درجة متانة نظام الرقابة الداخلية من واقعها, لأن الخرائط تظهر القائع العادية. أما الإجراءات غير العادية قد تظهرها بالرغم من كونها مهمة للتدقيق في معظم الأحيان.
5. فحص النظام المحاسبي:
وفيها يحصل المدقق على قائمة بالسجلات المحاسبية و أسماء المسؤولين عن إنشاءها و عهدتها و تدقيقها, و قائمة ثانية بطبيعة المستندات و الدورة المستندية....إلخ, و من تلك القوائم يستطيع الحكم على درجة متانة نظام الرقابة الداخلية.
وتتميز هذه الطريقة بأنها تركز على الظروف الخاصة بكل مشروع, و يعاب عليها أن قد تصبح مطولة في المنشئات الكبيرة, وبخاصة إذا قام المدقق بالتحري بخصوص الموظفين والسجلات وما شابه.
إن المدقق قد يجمع بين وسيلتين أو أكثر من وسائل دراسة أنظمة الرقابة الداخلية و تقييمها, و عليه في جميع الحالات الاجتماع بمساعديه و إفهامهم. إن الهدف من أي وسيلة كانت هو التوصل إلى الحكم على درجة كفاية نظام الرقابة الداخلية المستعملة, و أن الوسيلة مجرد إجراء عادي, لأن الجزء المهم يتمثل في مقدرة المدقق على استعراض نتائج ذلك الإجراء و الخروج بحكم دقيق حول نظام الرقابة الداخلية. هذا كما يجب أن تكون الوسيلة شاملة لجوانب عمليات المشروع المتعددة.

2/8 مصادر المعلومات من أجل القيام بتقييم نظام الرقابة الداخلية:
من أجل فهم نظام الرقابة الداخلية و التحقق من أن النظام مصمم بشكل كافي و مناسب و أن النظام يعمل بفعالية, يقوم المدقق بالإجراءات التالية:
1. مراجعة أوراق العمل السابقة و استخدام الحكم المهني و الخبرة العملية.
2. القيام بالاستفسار من موظفي العميل.
3. دراسة أدلة السياسات و الإجراءات الموجودة.
4. الفحص الدقيق للمستندات و الدفاتر و السجلات.
5. القيام بملاحظة عمليات التشغيل للأنشطة المختلفة.

2/9 مسؤولية الإدارة تجاه الرقابة الداخلية في المنشأة:
تعتبر الإدارة هي المسؤولة عن تصميم نظام رقابة داخلية بشكل يمكنها من تحقيق الأهداف المرسومة المذكورة سابقاً, و أن الإجراءات التي تضعها الإدارة تساعد في اكتشاف الأخطاء, و أن هذا النظام يعمل بشكل كفؤ و فعال.
ولا بد من الإشارة هنا إلى أنه مهما بلغت قوة النظام الذي تضعه الإدارة, فإنها لا تستطيع الحصول على تأكيد مطلق, و إنما تحصل على تأكيد معقول للأسباب التالية:
1. وجود المحددات المتوارثة في أي نظام رقابي, من أمثلة ذلك اعتماد هذه المنظمة سواء في عملية التصميم أو التنفيذ على العنصر البشري و الحكم المهني.
2. إمكانية التواطؤ بين الموظفين الذين يقومون بالوظائف المتعارضة, سواء من أجل التلاعب أو الاختلاس, و هذا يجعل أي نظام رقابي يعاني من صعوبات في اكتشاف مثل هذه التصرفات, لأنه عادة ما يرافقها نوع من الأسلوب المحكم في التغطية على ما تم.

3. تجاوز الإدارة التعليمات التي قامت بوضعها و القيام بإختراقات لنظام الرقابة الداخلية, مما قد يفتح المجال أمام الآخرين لعدم الالتزام بالتعليمات ما دام أن واضع التعليمات لا يلتزم بها.
4. التغيرات التكنولوجية التي تحدث في بيئة العمل و التي قد تجعل أي رقابة داخلية عاجزة عن توفير الرقابة المناسبة ما لم يتم تحديثه و تطويره.
5. التكلفة مقابل المنفغة, حيث يعتبر هذا المحدد من الأمور التي تعاني منها عملية المحاسبة و التدقيق بشكل عام, و في ما يتعلق بنظام الرقابة الداخلية فإن التصميم المناسب لنظام و شمولية النظام قد يصعب تحقيقها بسبب التكاليف التي قد تزيد من المنافغ في بعض الأحيان.
2/10 مسؤولية مدقق الحسابات الخارجي بالنسبة لأنظمة الرقابة الداخلية:
لقد أصدر المعهد الامريكي للمحاسبين القانونيين رأيه في هذا المجال على النحو التالي:
بالنسبة للرقابة الإدارية فإن مدقق الحسابات الخارجي لا يعتبر مسؤولاً عن فحص و تقييم وسائل و مقاييس هذا الفرع من فروع الرقابة الداخلية لأنه يهدف أساساً إلى تحقيق أكبر كفاية انتاجية ممكنة و ضمان تنفيذ السياسات الإدارية طبقاً للخطة المرسومة, و ذلك فإن وجود أنظمة هذه الرقابة الإدارية أو عدمه لا يؤثر تأثيراً مباشراً على برنامج التدقيق الذي يضعه المدقق و لا على كمية الاختبارات التي يحددها ليلتزم بها في عمله, و لكن إذا تبين للمدقق في ظروف معينة أن بعض وسائل الرقابة الإدارية لها علاقة أو تأثير على مدى دلالة الحسابات الختامية أو القوائم المالية موضوع التدقيق أو على نتيجة الأعمال والمركز المالي يجب عندها دراسة تلك الوسائل والأنظمة وتقييمها.
أما بالنسبة للرقابة المحاسبية فإن مدقق الحسابات يعتبر مسؤولاً مسؤولية كاملة عن فحص و تقييم وسائل و أنظمة هذا الفرع من فروع الرقابة الداخلية لما لهذه الأنظمة أو الوسائل من تأثير مباشر و ارتباط وثيق بطبيعة عمل المدقق الخارجي.
والأهداف الواجب تحقيقها من عملية التدقيق الخارجي بالرقابة المحاسبية وسائلها ومقاييسها المتعددة تهدف إلى اختبار دقة البيانات المحاسبية المسجلة في الدفاتر والحسابات الختامية و درجة الاعتماد عليها. ولا شك أن دقة هذه البيانات المحاسبية وخلوها من الأخطاء يؤثر تأثيراً مباشراً وواضحاً على درجة إفصاح الحسابات الختامية و القوائم المالية, و مدى دلالتها على نتيجة الاعمال و المركز المالي, و التي تعتبر هدفاً أساسياً ترمي لتحقيقه من وراء التدقيق الخارجي, و كذلك فإن عدم وجود وسائل هذه الرقابة المحاسبية, أو قصور المستخدم فيها عن تحقيق الأهداف المرجوة, سيؤدي بالتبعية إلى أن يزيد المدقق من كمية الاختبارات, و أن يتوسع في نطاق تدقيقه للدفاتر و السجلات.
كذلك يعتبر المدقق مسؤولاً عن فحص و تقييم أنظمة الضبط الداخلي و مقاييسه المستعملة في المشروع موضوع التدقيق, و يعود السبب في ذلك إلى أن هذا الفرع من فروع الرقابة الداخلية يهدف إلى حماية أصول المشروع و موجوداته من أي اختلاس أو تلاعب أو سوء استعمال, و المدقق الخارجي يعتبر مسؤولاً عن تحقيق هذا الهدف, حيث يطلب إليه تحقيق التزامات و موجودات المشروع. و لهذا نرى لزاماً عله التقليل من احتمالات الغش و الاختلاس فيها و تدقيق تلك الوسائل الهادفة نحو تحقيق هذه الغاية أي تدقيق الضبط الداخلي.

والله ولي التوفيق